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   ASISTENTE DE FINANZAS (MEX/GS/2017/41)

23 October 2017
 
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              Departamento del Desarrollo de los Recursos Humanos


Organización Internacional del Trabajo
Número de la vacante: MEX/GS/2017/41
 
Título: Asistente de Finanzas

Grado: G.6

Tipo de contrato: Contrato temporal

Duración del contrato:  4 meses (con posibilidad de extensión y conversión a un contrato determinado de 12 meses extensible)  

Fecha: 19 agosto 2017
 
Fecha de cierre (medianoche hora de Ginebra) 23 agosto 2017 En proceso de selección
 
Unidad/Departamento:   CO-MEXICO

Lugar de destino:  Mexico City, México
 
Pueden participar:

- Este anuncio está dirigido al público local (nacional o con nacionalidad mexicana o residencia permanente en el lugar de destino).

- Los candidatos internos, con arreglo a lo dispuesto en el anexo I del Estatuto del Personal.

- Los candidatos externos.

***

La OIT valora la diversidad de su personal. Se alientan las candidaturas de mujeres y hombres cualificados, incluidas las personas con discapacidades.

En la Oficina se aplica una política antitabaco.

INTRODUCCION
La Oficina de Países de la OIT para México y Cuba tiene entre sus principales funciones:


•Promover la ratificación y dar seguimiento a la aplicación de las Normas Internacionales del Trabajo (Convenios y Recomendaciones);

•Brindar orientación y asistencia técnica a sus mandantes (gobiernos, organizaciones de empleadores, organizaciones de trabajadores) en México y Cuba, para la instrumentación de las Normas Internacionales del Trabajo en la práctica y el desarrollo de programas de cooperación que conduzcan a su cumplimiento; en este caso, en materia de empleo y productividad laboral. Para ello, la Oficina colabora también con otras agencias del Sistema de Naciones Unidas, el poder legislativo y judicial, organismos descentralizados, gobiernos locales, organizaciones de la sociedad civil, instituciones académicas, fundaciones y los medios de comunicación.

•Promover las Normas Internacionales del Trabajo en la práctica y el desarrollo de programas de cooperación que conduzcan a su cumplimiento; en este caso, en materia de empleo y productividad laboral.

Con base en la generación de conocimiento especializado y la recopilación de las mejores prácticas internacionales, generar propuestas de cooperación y movilizar los recursos correspondientes.
Descripción de las tareas
Bajo la supervisión directa del/de la Oficial de Administración, Finanzas y Recursos Humanos (AFRH), apoyará en la ejecución de los asuntos de Administración y Finanzas, coordinando y dando seguimiento a los compromisos frente a la Oficina Regional. El/la Asistente de Finanzas, llevará a cabo funciones para apoyar y soportar que el manejo de los recursos de la OIT se efectúe correcta y ordenadamente de acuerdo con los reglamentos de la Organización. El/la titular debe apoyar a la organización en lo administrativo y financiero para asegurar el buen funcionamiento de la oficina, conforme a los objetivos de la organización y al Estatuto de Personal.

FUNCIONES GENÉRICAS:

1.Mantener registros financieros y sistemas de monitoreo para registrar y reconciliar gastos, saldos, pagos, declaraciones y otros datos para transacciones diarias e informes. Participar en la revisión y preparación de las nóminas del personal de la oficina. Realización de deducciones del personal con cargo a la nómina así como el cálculo de horas extras.

2.Seleccionar e ingresar información de una gran variedad de documentos, verificando su exactitud y haciendo los cálculos necesarios. Asegurarse de incluir todo los datos o información relevante.

3.Informar y ayudar tanto al personal internacional como a expertos y consultores, en todo lo referente a las subvenciones, anticipos salariales, liquidaciones de viaje y otros asuntos financieros, además de calcular y procesar los pagos por finiquitos y servicios varios. Preparar los informes recurrentes/periódicos según lo programado, los imprest reports mensuales así como reportes especiales, según se requiera, para la preparación del presupuesto, auditorías u otras razones particulares.

4.Redactar correspondencias diversas para verificar información, responder consultas y obtener información adicional.

5.Mantener comunicación estratégica y constante con los funcionarios de los bancos locales para obtener información sobre los procedimientos y reglamentos, los tipos de cambio y los tipos de interés, y cualquier asunto relacionado con el óptimo mantenimiento de las cuentas bancarias de oficina.

6.Preparar estimaciones detalladas de costos y participar en el análisis y proyección del presupuesto, según lo requerido.

7.Supervisar el trabajo del personal a su cargo, en el caso de que le sean asignados.

8.Podría encargársele el manejo de la caja chica de la Oficina.

9.Verificar comprobantes de pago (vouchers) así como los imprest reports mensuales, asegurándose de que todas las transacciones están debidamente autorizadas y sustentadas con facturas/recibos; verificar posibles documentos y transacciones de carácter fraudulento.

10.Verificar transacciones en efectivo y saldos de las cuentas

11.Verificar los estados de cuenta y realizar las conciliaciones mensuales.

12.Verificar transferencias bancarias y en efectivo, asegurarse de que todos los movimientos estén sustentados con comprobantes bancarios.

13.Búsqueda de referencias a autorizaciones de pago no comunicadas a la oficina regional con el fin de determinar la exactitud de los pagos realizados mediante inter-office vouchers (IOVs).

14.Desempeñar otras funciones que puedan ser asignadas por el/la supervisor/a.

FUNCIONES ESPECIFICAS:

FINANZAS

1.Elaborar previsiones de gastos, propuestas y cálculos presupuestarios para todas las fuentes de fondos. Recopilar y presentar información estadística. Ser responsable del control de las operaciones de las cuentas en dólares estadounidenses y en moneda local, asegurando el adecuado balance de los depósitos. Custodiar los historiales contables para las cuentas de anticipos de la oficina. Actualizar historiales financieros para todas las fuentes de fondos y sistemas de control para registrar y conciliar desembolsos, balances, pagos, estados de cuentas y otros datos que posibiliten la elaboración de transacciones e informes diarios.

2.Coordinar las transacciones financieras, controlar los gastos y asegurarse de que se realizan todos los pagos que requieren interpretación y aplicación de las normativas y procedimientos administrativos y financieros de la OIT. Actuar como testigo en los desembolsos de fondos. Apoyar en la realización de órdenes de compra en IRIS. Administrar y llevar controles de todos los pagos (órdenes de pago, colaboradores externos, facturas, etc.). Administrar el manejo de la caja chica acorde con los lineamientos vigentes. Realizar las conciliaciones bancarias necesarias para el buen manejo de la oficina.

3.Realizar la revisión y consolidación de las previsiones de gastos semestrales basadas en las asignaciones aprobadas para todas las fuentes de fondos (Forecast), así como proponer las modificaciones necesarias en las asignaciones presupuestarias.

4.Administrar y manejar el programa FISEXT, finalizar OFC (Office Financial Clearance) y EPAs (External Payment Authorization), importación y exportación de datos y sus registros correspondientes. Apoyar en la implementación del nuevo sistema informático IRIS (basado en el software de ORACLE ERP). Realizar acciones necesarias para su correcta implementación en la Oficina, en coordinación con el/la Oficial de AFRH, la Oficina Regional y la Sede. Coordinar el registro de proveedores en IRIS con la instancia correspondiente en la Oficina Regional o la Sede. Asegurar que su envío se realice en tiempo y acorde a las regulaciones vigentes. Revisar el formato de proveedores para asegurar su cumplimiento y compatibilidad con el sistema IRIS.

5.Orientar e informar al personal sobre reglas, normativas y procedimientos relacionados con las condiciones de servicio y otros asuntos administrativos y financieros. Realizar esta tarea con una óptima orientación al cliente y con la debida cordialidad. Ayudar al personal de nuevo ingreso a abrir cuentas bancarias, intercambiar divisas y otras cuestiones financieras de rutina. Asesorar y ayudar al personal a la hora de elaborar presupuestos de proyectos, revisiones documentales de proyectos y presupuestos para otras actividades. Proporcionar ayuda y orientación en la gestión de proyectos en lo referente al control de los fondos de dichos proyectos, así como en la actualización de los controles internos de los proyectos.

6.Apoyar en los planes y preparativos de viajes, así como calcular anticipos y liquidar los gastos de viaje del personal de la oficina u otro personal, según corresponda. Asegurarse de que dichos pagos contengan los soportes correspondientes a las reglas vigentes. Revisar las comprobaciones de gastos efectuados por seminarios y asegurarse que cumplan con las regulaciones vigentes. Revisar los recursos y códigos de los contratos de colaboración externa. Preparar toda la correspondencia financiera que sea necesaria para el cumplimiento de responsabilidades del área. Calcular y preparar el pago de horas extras al personal cuando aplique.

7.Mantener un registro actualizado de los datos bancarios y de contacto de los proveedores con los que trabaja la Oficina. Asegurarse de que los datos ingresados correspondan con los registros proporcionados por los proveedores y asegurarse de enviar los comprobantes de pago a éstos.

8.Ingresar y realizar transacciones en la banca electrónica. Asegurarse de que los datos ingresados sean correctos y acordes a los recibos expedidos. Ingresar proveedores nuevos en la banca electrónica y asegurarse de que los datos ingresados sean acordes a los formularios recibidos.

9.Realizar, cuando aplique, todas las gestiones necesarias para la devolución de impuestos con el gobierno de acuerdo a la normatividad vigente. Mantenerse al día de las actualizaciones en la materia. Asegurarse de dar de alta, actualizar y modificar el Registro Federal de Contribuyentes de la Oficina; realizar las gestiones correspondientes con las diversas instancias de gobierno involucradas.

10.Mantener actualizados los reportes de gastos de capacitación para el personal local, en coordinación con el Punto Focal de Capacitación de la Oficina.

11.Realizar otras tareas que sean necesarias posterior a la implementación del nuevo Sistema IRIS.

ADMINISTRACIÓN

1.Apoyar en la gestión y el despacho/recepción aduanero de bienes de la OIT y efectos personales de funcionarios internacionales, el procesamiento de formularios de inmigración, solicitud de franquicias y otras formalidades, y negociar con los organismos externos correspondientes, según convenga.

2.Apoyar, en coordinación con el/la Oficial de AFRH y con la sede, las mudanzas internacionales de los funcionarios, así como la emisión de documentación requerida.

3.Participar y apoyar al Plan de Continuidad de Negocios (BCP por sus siglas en inglés) para la Oficina en cuestiones administrativas y financieras. Asegurarse de recopilar la información necesaria e imprescindible para el funcionamiento financiero de la Oficina en caso de crisis o emergencia.

4.Cubrir los reemplazos asignados y acordados durante las ausencias tanto de la Oficial de AFRH como del equipo de Administración cuando aplique. Colaborar con el/la Oficial de AFRH en la supervisión de actividades del/de la Conductor/a y el/la Auxiliar Administrativo/a.

5.Participar, en representación de la Oficina, en reuniones inter-agenciales entre organismos de las Naciones Unidas, incluyendo el Comité Local de Salarios y el OMT (Operations Management Team), fungiendo como back-up del/de la Oficial de AFRH.

6.Apoyar y orientar al personal internacional en cuestiones relacionadas con la instalación, apertura de cuentas bancarias, gestiones ante la Secretaría de Relaciones Exteriores, etc.

7.Apoyar en el monitoreo y reporte de datos referentes a las cuestiones de impacto al medio ambiente que solicitan las Oficinas Centrales de manera anual.

8.Mantener contacto con bancos locales, compañías de seguros, agencias gubernamentales, otras agencias de las Naciones Unidas, etc., para la provisión de bienes y servicios.
Calificaciones requeridas
Educación
•Educación secundaria concluida con capacitación formal en Contabilidad o Finanzas en centros académicos reconocidos o similares.

•Conocimiento profundo de reglas y regulaciones financieras, así como de principios y prácticas contables. Conocimiento demostrado en la aplicación de métodos financieros y contables.

•Se considerará como ventaja el conocimiento de procedimientos y regulaciones contables y financieras propias de la Oficina.

•Se considerará una ventaja contar con formación y título universitario en Administración de Empresas, Contabilidad, Finanzas, especialización en Auditoría o en campos relacionados.
Experiencia
•Al menos seis años de experiencia profesional probada como asistente de Contabilidad General, Administración y Finanzas. Será valorada la experiencia en preparación y monitoreo de presupuestos, así como en la realización de cálculos financieros.

•Se considerará una ventaja la experiencia implementando o trabajando en un entorno utilizando sistemas Enterprise Resource Planning (ERP) como, por ejemplo, Oracle o SAP.

•Se considerará una ventaja la experiencia profesional en alguna de las organizaciones del Sistema de Naciones Unidas.
Idiomas
- Perfecto dominio del español y excelente manejo del idioma inglés.
- Conocimientos de otros idiomas de trabajo en la OIT se considerará como una ventaja.
Competencias
Las personas interesadas en el puesto deben considerar que las nueve competencias fundamentales de la OIT, listadas a continuación, sirven de base para evaluar el desempeño de quienes tengan contratos de un año o más de duración: Integridad y transparencia, Sensibilidad a la diversidad, Orientación al aprendizaje y al intercambio de conocimientos, Orientación al cliente, Comunicación, Orientación al cambio, Asume la responsabilidad respecto del desempeño, Orientación a la calidad y colaboración.

OTRAS COMPETENCIAS
Habilidad para trabajar con software especializado en procesamiento de palabras, hojas de cálculo y herramientas especializadas necesarias para desempeñar el trabajo. Habilidad para preparar reportes y redactar correspondencia. Buenas habilidades analíticas. Habilidad para comunicarse con eficacia oralmente y por escrito. Habilidad para tratar con clientes y responder a sus cuestionamientos. Habilidad para trabajar en equipo y bajo presión. Buenas habilidades organizativas. Habilidad para tratar temas confidenciales y delicados. Excelentes habilidades de gestión del tiempo. Habilidad para supervisar personal. Habilidad para trabajar y comunicarse con cortesía, educación y de manera cooperativa. Debe de demostrar que posee altos estándares de conducta ética. Debe mostrar honestidad e integridad. Capacidad y habilidad para tomar decisiones, actuar con razonamiento y hace juicios sanos. Habilidad para trabajar por propia iniciativa y como miembro de un equipo.
Información adicional:
El/la candidato/a seleccionado deberá sustentar su CV, mediante la presentación de documentos que certifiquen sus estudios (grados obtenidos), así como su experiencia laboral previa. Se solicitarán referencias laborales y/o evaluaciones del desempeño de su experiencia laboral previa.

Se requiere disponibilidad para viajar.

Sólo los/as candidatos/as preseleccionados serán contactados para participar en la ronda de entrevistas y prueba técnica que proceda.

No se aceptarán candidaturas recibidas después de la fecha de clausura y solamente serán consideradas las solicitudes presentadas a través de correo electrónico,

Este anuncio está dirigido al público local (nacional o con nacionalidad mexicana o residencia permanente en el lugar de destino).

LOS CANDIDATOS SERÁN AVISADOS DIRECTAMENTE SI HAN SIDO SELECCIONADOS PARA EL EXAMEN ESCRITO.
SE CONTACTARÁ DIRECTAMENTE A LOS CANDIDATOS QUE HAYAN SIDO SELECCIONADOS PARA UNA ENTREVISTA.

Sírvase tomar nota de que los candidatos deben rellenar un formulario en línea.
Para presentar su candidatura, visite el sitio de contratación electrónica de la OIT: erecruit.ilo.org. El sistema le indicará los pasos que deberá seguir para presentar su candidatura en línea.
La OIT no cobra gastos en ninguna de las etapas del proceso de selección: presentación de la candidatura, entrevista, tramitación o formación. No deberían tomarse en consideración los mensajes que no procedan de direcciones de correo electrónico de la OIT- ilo@org. Además, la OIT no exige ni precisa datos bancarios de los candidatos.

Dependiendo de la ubicación y disponibilidad de los candidatos, asesores y miembros del jurado en las entrevistas, la OIT se reserva el derecho a utilizar tecnologías de comunicación como Skype, videoconferencia, e-mail, etc para llevar a cabo la evaluación de los candidatos en las distintas etapas del proceso de contratación, incluyendo el centro de evaluación, las pruebas técnicas y las entrevistas.

En proceso de selección

Esta vacante sólo puede ser vista. Actualmente, no está abierta para las solicitudes
 
 
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