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   FONCTIONNAIRE CHARGÉ DES ACTIVITÉS OPÉRATIONNELLES (RAPS/5/2017/INFOTEC/02)

21 June 2018
 
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              Département du développement des ressources humaines


Bureau International du Travail
Poste vacant No: RAPS/5/2017/INFOTEC/02
 
Titre: Fonctionnaire chargé des activités opérationnelles

Classe: P.3

Type de contrat: Contrat de durée déterminée

Date: 18 décembre 2017
 
Date de clôture (minuit, heure de Genève) 22 janvier 2018 Sélection en cours
 
Unité dans l'organisation:   DDG/MR INFOTEC

Lieu d'affectation:  Genève, Suisse
 
Introduction générale

Peuvent participer:

- Les candidats/tes internes du BIT, en accord avec les paragraphes 31 et 32 de l'annexe I du Statut du personnel.

- Les candidats/tes externes.

Les candidats/tes ayant plus de cinq années de services continu au sein de l'organisation sont encouragé(e)s à postuler. Une attention particulière leur sera apportée au moment de la revue des CV et de l'évaluation.

Les candidatures des fonctionnaires qui ont atteint ou atteindront leur âge de retraite tel que défini dans l'article 11.3 du Statut du personnel au plus tard le 31 décembre 2017, ou qui ont déjà quitté le BIT suite à leur retraite ou leur retraite anticipée ne seront pas prises en considération.

En accord avec le Statut du personnel et la lettre d'engagement, il est attendu des fonctionnaires qu'ils soient assignés à des lieux d'affectation différents (tant sur le terrain qu'au Siège) au cours de leur carrière, la durée souhaitable de l'affectation dans un poste étant de deux à cinq ans, après cette période le/la titulaire devrait être disposé(e) à se voir transférer dans une autre affectation et / ou un autre lieu d'affectation.

Dans le cadre des efforts renouvelés du Bureau visant à promouvoir la mobilité, les membres du personnel intéressés à la mobilité sont encouragé(e)s à postuler. Une attention particulière à la mobilité sera apportée au moment de la revue des CV et de l'évaluation.

Le BIT attache une grande importance à la diversité parmi son personnel. Les candidatures de femmes et d'hommes qualifiés, et aussi celles de personnes handicapées sont encouragées. Si vous vous trouvez dans l'incapacité de compléter le formulaire en ligne du fait d'un handicap, veuillez envoyer un courriel à erecruit@ilo.org.

Les candidatures émanant de personnes qualifiées originaires d'Etats Membres non représentés ou sous-représentés ou d'Etats Membres amenés à le devenir prochainement d'après les prévisions relatives aux effectifs retiendront particulièrement l'attention. On trouvera à l'annexe I la liste des pays concernés.

Outre les entretiens et épreuves que tout candidat peut être tenu de passer, la réussite du Centre d'évaluation du BIT est requise pour tout candidat externe.

Les conditions d'emploi sont décrites dans l'Annexe II.

INTRODUCTION
Le poste est à pourvoir à l’Unité des services de gouvernance et de gestion des projets (PGMS) du Département de la gestion de l'information et des technologies (INFOTEC). Ce département fournit une infrastructure, des technologies, des applications et des services informatiques modernes, sécurisés et fiables pour permettre à l'OIT d’utiliser efficacement les technologies dans le cadre de son mandat.

L'unité PGMS fournit une large gamme de services d’appui: elle assure une fonction de coordination centralisée des projets pour évaluer systématiquement le bien-fondé des initiatives de projet, en en examinant les points forts, les risques, les coûts, les avantages et le coût total de propriété; elle offre une capacité de gestion pour divers projets informatiques ayant une incidence à l’échelle du département ou à un niveau plus global; elle exerce des fonctions de l’Unité d'appui à la gestion (MSU), notamment la planification et la budgétisation des ressources du département, l’exécution de toutes les activités opérationnelles ayant une incidence sur le plan des finances et des programmes, leur suivi et l’établissement de rapports les concernant; elle effectue les opérations centralisées d’achat, de facturation et de rapprochement comptable concernant le matériel informatique, les logiciels, et les contrats d’entretien à l’échelle du Bureau, et gère les prévisions et les dépenses liées aux frais fixes récurrents.

Le/la titulaire apportera un appui à la mise en œuvre et au suivi efficaces du portefeuille de projets du BIT et jouera un rôle essentiel dans la gestion des ressources et des programmes du département. Il/elle sera notamment chargé(e) d’élaborer et d’appliquer de nouvelles méthodes de travail et de nouveaux outils à cette fin.

Le/la titulaire relèvera du/de la spécialiste principal(e) de la gestion de projets de l’unité PGMS.
Fonctions et responsabilités essentielles
Tâches spécifiques

1.Apporter un appui aux activités d’analyse et de prévision des dépenses, en accordant une attention particulière aux frais fixes récurrents. Suivre et contrôler l’application de la facturation des coûts afférents aux départements et aux bureaux à la suite d'achats de biens et de services centralisés à l’échelle du Bureau. Procéder au rapprochement des comptes remboursables du département, conformément au calendrier établi conjointement avec BUDFIN et TREASURY. Travailler en étroite liaison avec les fonctionnaires chargés du contrôle financier (FCO) des départements.

2.Suivre de près les attributions et l’inventaire des licences d'utilisateur nommé et contribuer au rapprochement entre licences achetées et licences utilisées, afin de fournir des indications et des données utiles pour le renouvellement des contrats, la rédaction de décharges de responsabilité et l’établissement des prévisions des dépenses.

3.Fournir un appui au suivi et au contrôle du portefeuille de projets informatiques, des projets en cours d’élaboration et de l'information financière correspondante, afin de contribuer aux activités de planification, de prévision et d’exécution financière. Utiliser les outils de gestion de projets du département et administrer certains projets.

4.Administrer le budget de perfectionnement du personnel du département et, en tant que coordonnateur de la formation, superviser les activités de perfectionnement professionnel en étroite consultation avec la direction du département.

5.Apporter un appui à la mise en œuvre de divers projets, au sein et en dehors de l’unité ou du département, dans les domaines de la planification, du suivi et de l’établissement de rapports sur l’état d’avancement. Répertorier les procès-verbaux et les décisions. Tenir à jour et diffuser des documents relatifs aux projets. Signaler les risques et les difficultés, et résoudre de manière autonome des problèmes récurrents ou courants.

6.Apporter un appui en ce qui concerne les possibilités de formation à la gestion de projets et de budgets, en vue de guider le personnel dans le renforcement de ses capacités. Participer à la sélection de divers outils informatiques destinés à améliorer les processus de travail de l’unité et du département, à la définition des exigences concernant ces outils et à leur mise à l’essai. Partager ses connaissances et rédiger des lignes directrices et des manuels sur l’utilisation de ces outils.

7.S’acquitter de toute autre tâche pertinente demandée.

Ces tâches spécifiques complètent la description générique établie par le BIT pour ce poste, à savoir:

1.Contrôler les questions financières, administratives et de personnel. Préparer le plan des opérations de l’unité de travail pertinente.

2.Rédiger des textes et préparer le budget pour les propositions de Programme et de Budget. Participer à la préparation de documents de projet soumis en vue d’un financement extérieur et préparer les rapports budgétaires finals relatifs aux projets approuvés. Préparer d’autres rapports et documents relatifs aux questions financières et de programme. Préparer la correspondance concernant les finances, le personnel ou l’administration.

3.Contrôler les recettes et les dépenses et procéder à l’analyse périodique de la situation financière. Vérifier la comptabilité mensuelle et adopter les mesures correctives nécessaires, examiner les requêtes d’engagements à la lumière des fonds disponibles. Vérifier les factures et autoriser les paiements. Publier divers documents relatifs aux transactions financières.

4.Superviser les dispositions financières et administratives pour les réunions officielles.

5.Entrer en contact avec d’autres départements afin de régler les dispositions financières et administratives.

6.Gérer les mouvements de personnel. Assurer la liaison avec le Département du Développement des Ressources Humaines pour toutes les questions de recrutement. Gérer les accords contractuels, en particulier ceux qui concernent la collaboration extérieure.

7.Contrôler l’acquisition, l’inventaire et l’entretien du mobilier, des équipements et des fournitures.

8.Régler les dispositions de voyage et effectuer des calculs pour les missions. Le titulaire peut être conduit à partir en mission afin de réviser les aspects administratifs et financiers de projets ou de participer à l’organisation de séminaires.

9.Revoir et analyser la mise en œuvre des projets et les rapports sur l’état d’avancement des projets afin de garantir la concordance des résultats avec les objectifs et d’évaluer la nécessité de réaffecter du matériel ou du personnel ou encore pour suggérer l’adoption de mesures complémentaires destinées à améliorer l’exécution des projets.

10.Coordonner et organiser ateliers et réunions.

11.Superviser le travail du personnel d’appui administratif.

12.Répondre aux questions relatives à la programmation et à l’administration et assurer le suivi approprié.
Qualifications requises
Formation
Diplôme universitaire supérieur ou diplôme universitaire de premier cycle, assorti de deux ans d'expérience professionnelle pertinente (en sus de l'expérience minimale requise ci-après) en gestion d'entreprise, en finance ou dans un domaine connexe. Certification, niveau fondation, en gestion de projets (par exemple: PMP, Prince 2). Une certification, niveau praticien, dans les domaines susmentionnés constituerait un atout.
Expérience
Cinq ans d’expérience dans le domaine de l’administration, dont trois au niveau international. Expérience professionnelle préalable des progiciels de gestion intégrés (PGI). Une expérience de l’utilisation d’outils de gestion de projet constituerait un atout.
Langues
Excellente maîtrise d’une langue de travail de l’Organisation (anglais, français et espagnol) et connaissance pratique d’une autre de ces langues.
Compétences
En plus des compétences essentielles du BIT, ce poste requiert:

Compétences techniques
Connaissance approfondie du Règlement financier et des Règles de gestion financière. Connaissance des politiques, des procédures administratives et des pratiques du Bureau. Aptitude à rechercher et à interpréter diverses orientations et politiques afin de les mettre en œuvre pour résoudre des questions complexes d’ordre administratif. Esprit d’analyse et aptitude à résoudre des problèmes et à gérer le changement. Connaissance des systèmes ERP et capacité à interpréter les rapports données financières. Solide connaissance des techniques de communication, y compris de rédaction et de présentation. Compétences en matière d’applications informatiques. Maîtrise des applications Microsoft Office, notamment Word, Excel, Power Point et Visio. Capacité d’organisation et sens du détail.Aptitude à établir le budget d’un projet et à en assurer le suivi. Bonne connaissance des activités, des objectifs et du domaine de spécialisation de l'unité de travail. Aptitude à assurer un suivi efficace du programme de travail et des ressources correspondantes. Aptitude à planifier l’exécution d’un projet et à en assurer le suivi. Aptitude à établir un équilibre entre les priorités, à anticiper les difficultés et à les porter à l'attention des supérieurs hiérarchiques, le cas échéant, pour que des mesures correctives soient prises.

Compétence comportementales
Tact et persuasion dans les relations interpersonnelles. Aptitude à établir rapidement et à entretenir des relations productives avec les membres du personnel au sein et en dehors du département. Aptitude à travailler dans un environnement multiculturel et à adopter un comportement non sexiste et non discriminatoire.
Informations supplémentaires:
L'évaluation (qui peut inclure une ou plusieurs épreuves écrites et d'un entretien préalable basé sur les compétences) et les entretiens auront lieu, en principe, entre février et mai 2018. Les candidat(e)s sont prié(e)s d'assurer leur disponibilité en cas de pré-sélection.

LES CANDIDATS SERONT CONTACTÉS DIRECTEMENT EN CAS DE SÉLECTION POUR UN TEST ÉCRIT.
LES CANDIDATS RETENUS POUR UN ENTRETIEN SERONT CONTACTÉS DIRECTEMENT.

ANNEXE I
Angola Antigua-et-Barbuda Arabie saoudite Arménie Autriche
Azerbaïdjan Bahamas Bahreïn Bangladesh Barbade
Belize Brésil Brunéi Darussalam Cabo Verde, Republic of Cambodge
Chine Chypre Congo Djibouti Dominique
Emirats arabes unis Erythrée Etats-Unis d'Amérique Fédération de Russie Gabon
Gambie Grenade Guatemala Guinée équatoriale Guyana
Haïti Iles Cook Iles Marshall Iles Salomon Indonésie
Iraq Islande Japon Kazakhstan Kirghizistan
Kiribati Koweït Lettonie Libéria Libye
Maldives, Republic of the Malte Maroc Mozambique Namibie
Nicaragua Oman Ouzbékistan Palaos Papouasie-Nouvelle-Guinée
Paraguay Pologne Qatar République de Corée République démocratique du Timor-Leste
République tchèque Sainte-Lucie Saint-Kitts-et-Nevis Saint-Marin Saint-Vincent-et-Grenadines
Samoa Sao Tomé-et-Principe Seychelles Singapour Somalie
Sud du Soudan Suriname Swaziland Tonga Turkménistan
Tuvalu Vanuatu Venezuela Yémen  
ANNEXE II CONDITIONS D'EMPLOI
- Tout engagement et/ou prolongation de contrat est soumise au Statut du personnel et autres règles internes en vigueur. Toute offre d'emploi du BIT est subordonnée à la certification par le/la Conseiller/ère médical(e) du BIT selon laquelle l'intéressé est médicalement apte à remplir les exigences inhérentes et spécifiques du poste offert. Afin de confirmer une offre du BIT, le/a candidat(e) retenu(e) devra subir un examen médical.
- Le contrat initial sera émis pour une période de douze mois (pour les postes basés à Genève) et de vingt-quatre mois (pour les postes basés hors Genève).
- Le/la candidat(e) externe retenu(e) sera en période probation pour les deux premières années de son affectation.
- Toute extension de contrat au-delà de la période probatoire est sujet à une conduite et performance satisfaisantes.


Grade: P.3
Salaire et ajustement de poste US$
Salaire Minimum 58583
rising to Maximum 75656
Indemnité de poste pour Genève Minimum 43762
Maximum 56515

Veuillez noter que les niveaux de salaire ci-dessus sont déterminés selon les critères établis par la Commission de la fonction publique internationale. Le BIT est un employeur de la fonction publique internationale; le salaire et autres conditions d'emploi ne sont pas négociables. L'ajustement de poste (ajustement dû au coût de la vie) est variable et sujet à changement sans préavis dans le cadre des taux établis par la CFPI pour la Commission du Système Commun des Nations Unies pour les salaires et les indemnités. Les chiffres indiqués (sur la base du taux en vigueur au moment de la publication de cette annonce de vacance) sont dès lors fournis à titre indicatif uniquement.

Autres avantages, selon les termes spécifiques du contrat d'emploi:

  • Prestations familiales;
  • Caisse de pensions et assurance maladie;
  • 30 jours ouvrables de congé annuel;
  • Indemnité d'installation;
  • Droit au paiement des frais de transport des effets personnels;
  • Indemnité de rapatriement (s'il y a lieu);
  • Congé dans les foyers payé tous les deux ans pour le fonctionnaire et ses personnes à charge;
  • Allocation-logement (s'il y a lieu).

Le recrutement est fait au premier échelon du grade.
Les traitements sont exonérés d'impôt par les autorités suisses. En vertu de conventions internationales et des lois nationales sur le séjour ou la résidence à l'étranger, ils sont, en règle générale, exonérés d'impôt par d'autres gouvernements. En l'absence d'exemption, les impôts payés seront remboursés dans la plupart des cas, conformément aux dispositions figurant dans un document du BIT qui peut être obtenu sur demande.

Bien que le/la candidat(e) retenu(e) travaillera initialement dans le lieu d'affectation " Genève

Veuillez noter que tous les candidats doivent remplir un formulaire de demande en ligne.
Pour se faire, veuillez vous rendre sur le site e-Recruitment du BIT à l'adresse suivante : erecruit.ilo.org. Le système fournit les instructions nécessaires afin de faciliter la procédure de demande en ligne.
Le BIT ne facture aucun frais à aucun moment du processus de recrutement, que ce soit au moment de postuler, pour l'entretien, la procédure de recrutement proprement dite ou la formation. Les messages émanant d'addresses email différentes de celles du BIT - ilo@.org - ne doivent en aucun cas être considérées. En outre, le BIT n'a pas besoin et ne demande pas de connaître les informations relatives au compte bancaire du postulant.

En fonction de la localisation et de la disponibilité des candidats, des assesseurs et des membres des jurys d'entretien, le BIT se réserve le droit d'utiliser des technologies de communication comme Skype, la vidéo ou la téléconférence, l'e-mail, etc afin de procéder à l'évaluation des candidats au cours des différentes étapes du processus de recrutement, y compris le centre d'évaluation, les tests techniques ou les entretiens.

Sélection en cours

Cette vacance est affichée seulement pour information. Elle n'est pas actuellement ouverte aux candidatures
 
 
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